Die 3 häufigsten Datenschutz-Fehler beim KI-Einsatz: So behebst du sie
· Sandra Straub
Du nutzt KI täglich. ChatGPT für Texte, Claude für Recherchen, vielleicht Notion AI für interne Dokumente. Und irgendwo im Hinterkopf sitzt dieses Gefühl: Ob das datenschutzrechtlich eigentlich okay ist?
Das ist kein Einzelfall. Das ist die Regel.
Was mich daran beschäftigt: Die meisten Unternehmerinnen machen dieselben drei Fehler. Nicht weil sie nachlässig wären, sondern weil ihnen niemand je erklärt hat, wo die Grenze liegt. Die gute Nachricht ist, dass alle drei behebbar sind. Der Aufwand dafür ist kleiner, als er im ersten Moment wirkt.
Fehler 1: Kundendaten direkt in den Prompt eingeben
Du schreibst: „Hilf mir, diese E-Mail an Frau Meier zu beantworten. Sie hat folgendes Problem: …”
In diesem Moment gibst du personenbezogene Daten (Name, Situation, möglicherweise weitere Details) an einen externen Anbieter weiter. Ohne Rechtsgrundlage. Und ohne dass Frau Meier davon weiß.
Das ist nach der DSGVO problematisch. Personenbezogene Daten dürfen nur dann an Dritte weitergegeben werden, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht. Bei KI-Tools trifft das in den meisten Fällen nicht zu. Zumindest nicht ohne weitere Schritte.
Quick Fix: Anonymisieren. Ersetze den echten Namen durch einen fiktiven, die konkrete Situation durch eine allgemeine Beschreibung. Das Ergebnis ist genauso brauchbar. Und du bist auf der sicheren Seite. Einmal zur Gewohnheit gemacht, kostet das keine extra Zeit.
Fehler 2: Kein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen
Wer einen externen Dienst nutzt, der weisungsgebunden personenbezogene Daten verarbeitet, braucht nach Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (kurz AVV). Das gilt auch für KI-Tools, wenn dort Kundendaten eingegeben werden.
Hier ist ein wichtiger Punkt, den die wenigsten wissen: Ein AVV ist oft gar nicht verfügbar. Die meisten Anbieter, darunter ChatGPT und Claude, stellen ihn nur in Business- oder Enterprise-Tarifen bereit. Wer die Standard-Tarife nutzt, hat keine Möglichkeit, einen AVV abzuschließen, egal wie intensiv gesucht wird.
Wer bisher keinen AVV abgeschlossen hat und trotzdem Kundendaten eingibt, geht ein konkretes rechtliches Risiko ein.
Quick Fix: Zwei Wege aus dem Dilemma: entweder in einen Business-Tarif wechseln, der einen AVV einschließt, oder konsequent keine Kundendaten eingeben. Letzteres ist für die meisten Solopreneurinnen die praktischere und günstigere Lösung. Und kombiniert mit Fehler 1 (anonymisieren) funktioniert sie auch inhaltlich gut.
Fehler 3: KI-Einsatz taucht nirgends auf
Die Datenschutzerklärung erwähnt KI-Tools nicht. Es gibt keine interne Liste der genutzten Tools. Kundinnen wissen oft nicht, dass KI in der Arbeit eine Rolle spielt.
Das ist zweierlei: ein Rechtsrisiko und ein Vertrauensrisiko.
Rechtlich verlangt die DSGVO Transparenz darüber, wie du mit personenbezogenen Daten umgehst. Wenn KI-Tools dabei eine Rolle spielen, gehört das in die Datenschutzerklärung.
Und praktisch: Wer offen kommuniziert, wie sie arbeitet, baut Vertrauen auf. Wer es versteckt, ob bewusst oder nicht, riskiert das Gegenteil.
Quick Fix: Ergänze einen kurzen Abschnitt in deiner Datenschutzerklärung zum Thema KI-Einsatz. Und: Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO ist ohnehin Pflicht. Auch KI-Tools gehören dort rein. Welche Tools nutzt du, wofür, und was passiert mit den Daten dort? Wer das Verzeichnis noch nicht hat, fängt jetzt an. Wer es hat, prüft, ob KI-Tools darin auftauchen.
Fazit
Drei Fehler. Alle behebbar. Keiner davon erfordert einen Anwalt oder ein Wochenende.
Was es braucht: ein klarer Blick darauf, was du aktuell machst. Und der Wille, es einmal sauber aufzustellen. Danach kannst du KI mit gutem Gewissen nutzen.
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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine fallbezogene Rechtsberatung. Angaben beziehen sich auf den Stand Juli 2026.
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